La logistique d’événement se trouve au coeur de la réussite de ce dernier. Ce guide vous aidera à naviguer entre les étapes de l’organisation d’un événement, en mettant l’accent sur la compréhension de votre public cible, la conception d’un budget adapté et la gestion des risques.

Logistique d’événement : comprendre sa cible et s’adapter

 

Le choix du lieu

Le choix du lieu est une composante importante de la logistique d’événement. Même si ce choix doit résulter de critères budgétaires et d’accessibilité, il devrait dépendre avant tout de votre audience cible. Par exemple, si votre public est principalement composé de professionnels, il vaut mieux privilégier un lieu facilement accessible en transport en commun et proche des centres d’affaires. Si, en revanche, votre événement est destiné à un public familial, vous pouvez privilégier les lieux offrant des espaces de détente et de divertissement pour les enfants. 

Le choix de la décoration

De la même façon, le choix de la décoration permet de transmettre un message à vos invités. Cette décoration doit donc être adaptée à leurs goûts. Le stand, le mobilier, l’éclairage et l’harmonie des couleurs sont autant de facteurs sur lesquels on peut jouer pour donner à son événement une identité singulière.  

Concevoir un budget, comme pour tout projet

Pour une entreprise, un projet événementiel est, dans sa logique fondamentale, comparable à n’importe quel autre projet : il doit disposer d’un budget. Le chef de projet sera dès lors chargé de le dépenser avec une idée d’optimisation : chaque euro investi doit permettre du mieux possible de se rapprocher de l’objectif préalablement fixé

Dans le budget d’un projet évènementiel, voici les postes de dépense que l’on retrouve souvent : 

  • La location de la salle (qui comprendra en général des frais d’assurance) ;
  • La restauration (ce qui inclut les boissons) ;
  • Le matériel décoration ;
  • L’animation, par le paiement des intervenants, animateurs, professionnels, exposants, etc. (À ne pas négliger : il faut parfois prévoir des frais d’hébergement et de transport, en plus du tarif de la prestation) ; 
  • Le marketing ;
  • Les logiciels, utiles pour le marketing, mais aussi pour les réservations ou encore pour gérer la billetterie par exemple ;
  • La main d’œuvre, qui peut avoir pour rôle de monter une estrade, des lumières, ou autre type de matériel.

En outre, notre expérience comme agence d’espaces évènementielles nous a montré l’importance d’allouer une conséquente partie de chaque budget à la gestion des risques et des imprévus… 

Analyser les risques et y parer 

La gestion des risques est un élément essentiel de la logistique d’événement. En anticipant les problèmes potentiels et en mettant en place des plans d’action appropriés, vous pouvez augmenter vos chances de réussite.

Outre le respect des normes de sécurité, vous devriez vous assurer que votre matériel fonctionne comme attendu. Le matériel doit faire l’objet de vérifications méticuleuses, surtout si certains aspects (comme la sonorisation) sont essentiels au succès de votre événement. Vous pouvez planifier des essais et des tests pour éviter les mauvaises surprises le jour J.

La coordination entre les différents acteurs de votre événement est aussi un facteur clé de succès. Assurez-vous que tous les intervenants, qu’il s’agisse des conférenciers, des exposants ou des animateurs, soient informés du programme et des horaires. En leur communiquant régulièrement les informations relatives à leur déplacement et à leur hébergement, on peut éviter bien des méprises.

Concernant l’accessibilité, il faut penser à la circulation des personnes à mobilité réduite. Et si vous assurez la restauration, il faut tenir compte des régimes alimentaires restrictifs pour concevoir un buffet inclusif.

Enfin, pour chaque aspect sensible de votre logistique d’événement, un plan B devrait exister. Par exemple, si votre événement a lieu en extérieur, il faut prévoir un lieu de repli en cas de mauvais temps. De même, il faut savoir anticiper les annulations de dernière minute des intervenants, des fournisseurs de salle ou de matériel, pour avoir des alternatives à proposer. 

Communiquer en amont et en aval pour un maximum d’impact 

Avant l’événement, trouver vos invités et leur donner envie de venir

De façon générale, c’est en prenant de l’avance qu’on assure la bonne logistique d’un événement. En effet, la réussite d’un projet évènementiel repose sur le bon alignement de plusieurs variables. Or, en commençant tôt votre préparation, vous vous donnez davantage de choix en matière de lieu, d’intervenant, de prestations ou encore d’opportunités de sponsoring. Cela devrait vous faciliter la conception de la bonne formule. 

Par ailleurs, en commençant à communiquer tôt sur votre événement, vous maximisez les chances que vos invités soient disponibles et annotent leur agenda à la date prévue. Mais attention à ce que votre communication ne s’essouffle pas ! Pour que vos invités ne se désistent pas, il faut savoir maintenir le dialogue avec eux du jour de l’annonce jusqu’au jour-J. Cela suppose d’avoir d’abord travaillé sur une planification de contenus à partager.

Sur Internet, si vous avez un site web, vous pouvez le personnaliser aux couleurs de votre événement et même créer une nouvelle page dédiée. Sur Facebook également, vous pouvez créer spécifiquement une nouvelle page pour votre événement. De même, vous pouvez mettre à profit la fonctionnalité permettant de dire aux participants « je participe », pour les engager et tirer des premières estimations du nombre de personnes présentes. Avec une liste email, vous pouvez enfin miser sur une campagne emailing. 

En dehors d’Internet, les moyens plus classiques de communication peuvent également être mis à profit. Par exemple, la rédaction d’un communiqué de presse ne coûte pas très cher par rapport à la visibilité que cela peut vous octroyer. Si votre but est de faire venir un maximum de monde, c’est une astuce à garder en tête. 

Dans tous les cas, il est essentiel de garder l’esprit pratique, et de bien communiquer sur la date, le lieu, et sur les conditions d’entrée. Au mieux ces informations sont éclaircies, au plus votre cible devrait se sentir concernée. 

Après l’événement, partager des souvenirs et recueillir des avis

Une fois l’événement lui-même terminé, un peu de logistique est encore nécessaire pour vous assurer que son effet soit maximal. Nous vous encourageons à envoyer un compte rendu ou un bilan – en fonction de la nature de votre événement – à vos partenaires et à toutes les personnes invitées, puis à le publier en ligne. D’une part, vous pouvez y inclure des photos et vidéos : vos invités auront ainsi des souvenirs à disposition, et des opportunités de re-partage sur les réseaux sociaux. D’autre part, vous pouvez y inclure un formulaire d’évaluation, qui vous sera utile pour vous améliorer lors d’un prochain projet évènementiel.

Si vous avez besoin d’assistance ou de recommandations pour planifier votre prochain évènement, notre agence est là pour vous aider. N’hésitez pas à nous contacter !

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