Les salons professionnels et les expositions sont des occasions uniques pour les entreprises de présenter leurs produits et services à un public ciblé. Or, parmi les éléments qui concourent au succès d’un salon, la conception du stand fait partie des plus importants. Le stand est en effet ce qui attire l’œil des prospects et qui détermine souvent la première impression qu’ils se font de l’entreprise. Découvrons ensemble comment faire voyager son stand d’un salon à l’autre en France et à l’étranger ?
Fauti-il stocker son matériel pour des participations récurrentes aux mêmes salons ?
Dans le cas où l’entreprise répète sa participation au même événement plusieurs années d’affilées, elle a deux choix :
– soit, elle peut recréer un nouveau stand chaque année ;
– soit, elle peut stocker tout ou partie de son premier stand, en vue d’une réutilisation future.
En général, Stik&Co recommande de pratiquer le stockage des modulaires. En effet, par expérience, nos équipes savent que le stockage et le réemploi (au moins partiel d’une année sur l’autre) relèvent d’une solution économique. Par ailleurs, c’est également la solution la plus écologique !
Quelles sont les étapes à suivre pour faire voyager son stand ?
1. Planification préalable
La clé d’un voyage réussi pour votre stand de salon réside dans une planification minutieuse. Commencez par établir un calendrier des salons auxquels vous souhaitez participer tout au long de l’année. Identifiez les dates, les lieux et les spécifications des stands pour chaque événement. Cette planification préalable vous permettra d’anticiper les besoins en termes de logistique et de ressources.
2. Standardisation du stand
Pour faciliter le transport de votre stand d’un salon à l’autre, envisagez de standardiser sa conception et ses matériaux autant que possible. Optez pour des stands modulaires et légers qui peuvent être facilement démontés et assemblés. De plus, veillez à ce que les dimensions de votre stand respectent les restrictions de taille des différents lieux d’exposition, qu’il s’agisse de salons en France ou à l’étranger.
3. Choix du mode de transport
Le choix du mode de transport dépendra de plusieurs facteurs tels que :
- la distance entre les salons,
- la quantité de matériel à transporter,
- votre budget.
Pour les déplacements à l’intérieur de la France, le transport routier peut être une option rentable et pratique. En revanche, pour les salons à l’étranger, le transport maritime ou aérien pourrait être nécessaire. Assurez-vous de sélectionner un prestataire de transport fiable et expérimenté pour garantir la sécurité de votre stand.
5. Gestion des formalités douanières
Si vous participez à des salons à l’étranger, la gestion des formalités douanières peut être une étape complexe. Assurez-vous d’être bien informé sur les exigences douanières du pays de destination et préparez tous les documents nécessaires à l’avance. Collaborer avec un transitaire ou un agent de douane peut vous aider à simplifier ce processus et à éviter les retards inattendus à la frontière.
6. Coordination sur place
Une fois que votre stand est arrivé sur le site du salon, une coordination efficace est essentielle pour garantir une installation rapide et sans accroc. Nommez un responsable logistique chargé de superviser le déchargement, le montage et la disposition du stand. Assurez-vous également que votre équipe est bien informée des horaires d’installation et des consignes de sécurité spécifiques à chaque événement.
7. Suivi et évaluation
Après chaque salon, prenez le temps d’évaluer les performances de votre stand et du processus logistique dans son ensemble. Collectez des retours d’expérience auprès de votre équipe et des visiteurs pour identifier les points forts et les domaines à améliorer. Utilisez ces informations pour ajuster votre stratégie logistique et optimiser votre présence lors des futurs salons.
Souvent, les équipes de Stik&Co sont amenées à travailler avec des entreprises qui participent à plusieurs salons dans l’année. Pour ces entreprises, il y a un enjeu de cohérence à observer. En effet, par égard pour l’image de marque et pour la perception qu’ont les clients de l’attention qui leur est accordée, il est préférable d’avoir des stands qui se ressemblent le plus possible. Pour ce faire, il y a à nouveau deux solutions viables : soit l’entreprise peut déplacer le même matériel de salon en salon, soit elle peut contracter avec des prestataires locaux pour tenter de reproduire de nouveaux stands conformes à l’original.
Les situations où la reconstruction de nouveaux stands doit être privilégiée.
La reconstruction de nouveaux stands relève parfois d’une stratégie cohérente pour l’entreprise. D’une part, celle-ci n’est pas toujours certaine que l’événement prévu sera finalement répété. Il peut y avoir des incertitudes venant de l’entreprise, selon les résultats obtenus ainsi que selon son budget. Il peut aussi il y avoir des incertitudes d’ordre conjoncturel. Par exemple, la période de la pandémie de Covid-19 était une période incertaine pour l’évènementiel. Dans ces circonstances particulières, nombre d’entreprises n’étaient pas sûres de pouvoir rentabiliser leur investissement fait en stockage.
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