Comment définir un cahier des charges et choisir son prestataire pour un salon ?

Les salons, foires et événements professionnels sont les temps forts d’une entreprise. 

En effet, ils constituent des leviers de choix pour aller à la rencontre de nouveaux prospects, ou encore conforter vos positions avec un stand réceptif, avec ou sans présentation produits afin de récupérer une large audience, observer la concurrence ou encore échanger avec des professionnels du même secteur. 

C’est pourquoi votre stand d’exposition doit pouvoir vous permettre d’accueillir confortablement vos visiteurs tout en suscitant la curiosité, faire venir et faire rester. En effet, votre espace se doit d’être à la fois attractif, mémorable et surtout, unique.

Voici comment définir un cahier de charges pour sa conception et choisir un prestataire pour sa réalisation. 

Comment définir un cahier de charges pour un stand ?

Au préalable, vous devez avoir défini votre stratégie sur le salon ainsi que vos objectifs commerciaux. Dans un second temps, il est primordial de rédiger le cahier de charges. 

Ce précieux document de votre stand est un support de travail indispensable à votre prestataire qui va se fonder sur vos renseignements pour coller à votre identité de marque de votre entreprise, vos motifs de participation et vos besoins en matière d’aménagement.

L’identité de votre entreprise

Tout d’abord, il s’agit de raconter l’histoire de votre entreprise, sa philosophie, son positionnement sur son marché.

Présenter votre entreprise permet à votre standiste de mieux cerner votre identité et de s’appuyer sur des éléments concrets pour mettre en valeur votre offre commerciale. 

Voici quelques informations à renseigner  :

• Message de marque (message à véhiculer au cours du salon) 
• Branding de marque /photos /charte graphique 
• Présentation de l’équipe
• Présentation du secteur d’activité / Présentation du marché
• Offre de produits/services

Pour faciliter le travail de votre prestataire, n’hésitez pas à élaborer un moodboard afin de mieux cerner l’environnement dans lequel vous vous projetez. Il s’agit ici d’expliquer les raisons de votre participation au salon et de définir le profil type de votre cible commerciale : 

• Accroître votre notoriété
• Communiquer sur votre lancement 
• Renforcer votre présence sur un marché défini et activer des RDV sur votre espace d’exposition
• Trouver des partenaires 
• Vendre vos produits/Services
• Présenter de nouveaux produits/services

Ces précisions doivent permettre au concepteur de créer et optimiser un stand répondant à 100% à vos attentes et à celles de vos prospects. 

Les caractéristiques du stand

Il convient de décrire les spécificités souhaitées pour votre stand afin d’en faire un espace d’accueil et d’interaction privilégié. Pour ce faire, il s’agit de renseigner :

• La superficie de votre emplacement
• Les dimensions souhaitées pour votre stand 
• Les différentes zones souhaitées (agencement, mobilier, accessoires, etc)
• Le type de disposition du stand (en ligne, sur deux allées, circulaire, etc)
• le règlement d’architecture afin de connaitre les contraintes techniques et dates de montage et de démontage

Bien entendu, le résultat final dépendra de votre standiste mais ces indications lui donnent une idée précise de ce que vous attendez. 

L’aspect esthétique

Un conseil : ne jamais négliger l’apparence de votre stand d’exposition ! En effet, c’est avant tout son aspect esthétique qui attire les prospects et marque les esprits. 

Aussi, il vous incombe de fournir votre charte graphique (polices, logos, éléments distinctifs) à votre prestataire et de renseigner le type d’éléments de signalétique à intégrer (kakemonos, panneaux, etc). 

L’expérience client

Mettre ou remettre l’expérience au cœur de la relation prospect-marque permet de se démarquer au sein d’un événement professionnel. Cela est d’autant plus vrai si l’emplacement de votre stand n’est pas forcément le plus avantageux ! 

Aussi, il convient d’offrir un parcours client fluide et attrayant pour vos prospects en misant sur la mise en scène et le branding de votre stand. Cela passe notamment par : 

1. L’aménagement d’espaces de détente et/ou de test produit
2. Le design expérientiel de votre stand
3. Les animations sur votre stand 
4. Les points de contact entre vous et vos prospects 

Les contraintes techniques 

Bien entendu, chaque salon comporte ses contraintes et sa réglementation. 

Ainsi, nous vous recommandons de préciser toutes les contraintes techniques auxquelles votre prestataire doit se plier pour réaliser votre stand : règles du salon quant à la conception du stand, position du stand, hauteur maximale, cloisons, superficie, etc.

Enfin, n’oubliez pas de mentionner vos contraintes budgétaires pour la réalisation de votre installation. 

Comment bien choisir votre prestataire pour la réalisation de votre stand ? 

Le choix de votre standiste doit faire l’objet de toute votre attention.

La spécialisation, l’emplacement géographique, la qualité des services, l’expérience ou encore même l’implication RSE sont autant de critères sur lesquels vous pencher pour vous décider. Pour cela, il vaut mieux faire appel à une agence où qu’elle se trouve pour vous accompagner avec son réseau de partenaires locaux selon vos lieux d’exposition. Voici quelques points à prendre en compte. 

Notoriété 

Pour faire appel à un standiste expérimenté et en mesure de répondre à vos attentes, nous vous conseillons d’adopter quelques bons réflexes : 

1. Examiner les avis clients en ligne ; 
2. Examiner des exemples de création sur le site web du potentiel prestataire ; 
3. Visiter des forums dédiés aux salons professionnels pour y lire des témoignages clients ;

Expérience et connaissance du secteur

Pour des événements internationaux, préférez des prestataires ayant déjà une expérience dans les plus grands salons mondiaux, avec de grandes entreprises. 

De même, il est préférable de solliciter un prestataire spécialiste de votre secteur d’activité (Aviation, nouvelles technologies, restauration, etc) afin de pouvoir profiter pleinement de leur expertise. 

Prix

Attention, certaines offres low-cost paraissent alléchantes à première vue mais comportent souvent une multitude de services additionnels coûteux. 

Aussi, nous vous conseillons de vous méfier des tarifs les plus bas… Mais également des plus élevés ! En effet, ceux-ci ne sont pas forcément de qualité. 

Dimension écologique 

Enfin, nous vous recommandons de vous tourner vers des concepteurs de stand  ayant une démarche RSE

• Choix d’une main d’oeuvre locale ;
• Politique de tri et de réemploi des matériaux en fin de vie des structures ;
• Réduction de la pénibilité du travail pour la main d’oeuvre ;
• Design éco-conçu des stands ; 
• Réalisations durables (rentabilisation optimale et modularité) ;
• Choix de matériaux recyclés et recyclables.

Vous souhaitez confier la conception de votre stand à une équipe de professionnels passionnés ? 

STIK&CO vous propose de vous accompagner dans le design et la réflexion de vos espaces tant réceptifs que produits avec une réflexion éco conçue.

Nous avons à cœur de vous accompagner tout au long du projet et de mettre en scène votre marque afin de fidéliser et générer du trafic sur vos stands, lieux d’expositions et/ou événements.